Supervisory Communication

POKOK PERMASALAHAN

Dalam sebuah organisasi penting untuk mengembangkan dan memelihara sistem komunikasi. Pentingnya keterampilan komunikasi pada tingkat karyawan, dari karyawan tingkat pemula hingga pimpinan. Salah satu perubahan yang paling berpengaruh dalam komunikasi organisasional adalah meningkatnya kerja kelompok (teamwork), meningkatnya pemberdayaan (empowerment) pekerja. Pemberdayaan memberi keleluasaan kepada pekerja untuk membuat keputusan dan melaksanakannya. Dengan kata lain, agar dapat membuat keputusan, pekerja perlu diberi tidak saja otoritas, tetapi pelatihan dan anggaran yang cukup, demikian juga informasi penting. Kemudian, mereka harus mempertanggungjawabkan keputusan yang mereka buat. Namun, pada kenyataannya banyak orang yang tidak memahami pentingnya keterampilan komunikasi organisasional termasuk komunikasi penyeliaan (supervisory communication). Apa pengertian komunikasi ? Apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasional ? (dalam kaitannya dengan komunikasi penyeliaan). Apa pentingnya komunikasi dalam organisasi ? Apa saja jenis-jenis komunikasi penyeliaan ? dan Apa saja fungsi-fungsi komunikasi penyeliaan ?. Oleh karena itu, makalah ini dibuat untuk memberi pengetahuan tentang komunikasi penyeliaan (supervisory communication).


POKOK BAHASAN

A.   Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunitakor kepada komunikan melalui saluran (channel) untuk mendapatkan umpan balik (feedback). Berdasarkan pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur komunikasi adalah komunikator, pesan, saluran (channel), komunikan, dan umpan balik (feedback).

Komunikator

Komunikator adalah unsur dalam komunikasi yang berperan menyampaikan pesan kepada penerima (receiver).

Pesan

Pesan adalah informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan. Pesan dapat berupa verbal (secara lisan) maupun non-verbal (simbol, bahasa tubuh).

Saluran (channel)

Saluran (channel) adalah media yang digunakan untuk menyampaikan pesan dalam berkomunikasi dapat berupa alat (telepon, internet, dan sebagainya) atau dalam komunikasi langsung (tatap muka) jika pesan dikomunikasikan secara verbal maka saluran (channel) yang berperan adalah udara.

Komunikan

Komunikan adalah bagian dari unsur komunikasi yang menerima pesan yang disampaikan dari komunikator.

Umpan Balik (feedback)

Umpan balik adalah respon atau tanggapan dari komunikan setelah menerima pesan yang disampaikan oleh komunikator.

B.      Komunikasi Organisasional

Komunikasi organisasional adalah komunikasi yang terjadi dalam sebuah organisasi (institusi atau perusahaan). Komunikasi penyeliaan (Supervisory Communication) merupakan bagian dari komunikasi organisasional. Adapun beberapa jenis komunikasi penyeliaan dalam organisasi.

  1. Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke bawah diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati “rantai perintah”. Penelitian mengenai kefektifan berbagai bentuk komunikasi ke bawah menunjukkan bahwa menggunakan saluran kombinasi cenderung memberi hasil terbaik. Menurut Dahle (1954), urutan saluran menurut tingkat kefektifannya (dari yang paling tinggi hingga paling rendah) adalah sebagai berikut:

  1. Kombinasi lisan dan tulisan
  2. Lisan saja
  3. Tulisan saja
  4. Papan pengumuman
  5. Selentingan
  6. Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas adalah proses penyampaian gagasan, perasaan, dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Jika pegawai tidak diberi tahu mengapa mereka harus melakukan hal tertentu dan hasil usaha mereka tidak diperlihatkan kepada mereka, mereka cenderung frustasi dan kecewa atas pekerjaan mereka. Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai empat fungsi penting:

  1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
    1. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja.
    2. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan.
    3. Sebagai tambahan, komunikasi ke atas menyarankan penggunaan komunikasi ke bawah yang lebih memuaskan pada masa depan.

Tipe khusus komunikasi ke atas adalah mengambil muka (ingratiation), yang didefinisikan oleh Linden dan Mitchell (1988) sebagai usaha individu untuk meningkatkan daya tarik mereka dalam pandangan orang lain. Penulis tersebut mengidentifikasi tiga cara mengambil muka.

1. Merayu

Mereka yang berusaha “memperoleh sesuatu” dari atasan seringkali merayu atau memuji-muji atasan tersebut (seringkali secara keliru).

2. Menyingkapkan Diri dan Meminta Nasihat

Pengambil muka membeberkan informasi pribadi atau meminta nasihat agar disukai oleh atasannya.

3. Sikap Menyamakan Diri Dengan Atasan dan Berlaku Jujur

Si penjilat akan berusaha menekankan kesamaan antara dirinya dan orang yang ditujunya. Namun, penelitian menunjukkan bahwa setiap perilaku mengambil muka hanya efektif jika orang yang dituju yakin pada kejujuran si pengambil muka.

Komunikasi ke atas lebih jarang terjadi jika ada hambatan psikologis antara atasan dan bawahan. Menurut Gemmil (1970) menyatakan tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas:

a. Jika bawahan percaya bahwa penyingkapan perasaan, opini, atau kesukaran akan mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembunyikan atau membelokkannya.

b. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini, dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapannya.

c. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini, dan kesukaran kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahan.

1. Komunikasi Horisontal

Koordinasi atau intergrasi dari bermacam-macam unit dalam organisasi diperlukan untuk menjalankan organisasi secara efisien. Komunikasi horisontal adalah pertukaran di antara perwakilan dan personil pada level yang sama dalam struktur organisasi. Komunikasi horisontal dalam organisasi sering tidak sehat karena loyalitas karyawan kepada departemen tertentu. Kelompok-kelompok dalam organisasi bersaing dalam kekuasaan dan sumber daya, dan pegawai baru diajari untuk loyal kepada departemen sendiri. Menurut Goldhaber, ada emapat fungsi komunikasi horisontal dalam suatu organisasi:

2. Koordinasi tugas

Para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk mendiskusikan kontribusi tiap-tiap departemen terhadap tujuan sistem.

3. Penyelesaian masalah

Anggota sebuah departemen berkumpul mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran, mereka dapat menerapkan teknik brainstorming.

4. Berbagi informasi

Anggota satu departemen bertemu dengan anggota departemen lain untuk menginformasikan data baru.

5. Penyelesaian konflik

Anggota sebuah departemen rapat untuk mendiskusikan konflik dalam atau antar departemen.

6. Komunikasi Informal

Saluran informasi informal dalam organisasi sering diberi cap “desas-desus” (rumor) dan “selentingan” (grapevine). Menurut Rosnow (1988), mendefinisikan desas-desus sebagai “sebuah proposisi untuk dipercaya, tersebar tanpa pembuktian resmi”. Peneliti berteori bahwa desas-desus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul dari lingkungan yang ambigu. Telah lama diketahui bahwa komunikasi ke bawah yang tidak efektif atau kurang lancar menciptakan kekosongan informasi dalam organisasi.

C.    Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi

Survei terbaru yang dilakukan Universitas Michigan (1990), Pennysylvania State University dan Wake Forest University (1991) mendokumentasikan pentingnya keterampilan berkomunikasi untuk mencapai sukses organisasional. Sebagai contoh, dalam survei Penn State atas para eksekutif perusahaan, kualitas utama yang dicari pada para lulusan baru adalah:

  1. Keterampilan komunikasi lisan dan tertulis (83,5% jawaban)
  2. Kemampuan kepemimpinan (79,7%)
  3. Kemampuan analitis (75,3%)
  4. Kemampuan bekerja dalam tim (71,4%)
  5. Kemampuan menangani perubahan yang cepat (65,9%)
  6. Rasa sosial, profesional, dan tanggung jawab etis (64,3%)
  7. Manajemen keuangan (46,7%)

Penelitian menegaskan pentingnya keterampilan komunikasi pada tingkat karyawan, dari karyawan tingkat pemula hingga pimpinan.

D.    Fungsi-fungsi Komunikasi Penyeliaan

Menurut Conrad (1985), mengidentifikasi tiga fungsi komunikasi penyeliaan dalam organisasi. Fungsi- fungsi tersebut adalah:

1. Fungsi Perintah

Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Dua jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan dan umpan balik, dan tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi di antara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut.

2. Fungsi Relasional

Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kinerja pekerjaan.

3. Fungsi Manajemen

Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misalnya, motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri, tujuan organisasi tidak jelas, dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.

Daftar Pustaka :

Human Communication, Stewart L . Tubbs, Sylvia Mossstrong

Posted on June 9, 2012, in Komunikasi Organisasi and tagged , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Leave a comment.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: